給英國大學(xué)發(fā)電子郵件的技巧和注意事項
首先，email的主題（subject）盡量簡短，但最好不要空著不填。沒有subject的email雖然不至于被忽略，但給人第一 印象就不是非常好，至少說明你沒有花足夠的心思在上面。如果有緊急的事情，建議實用urgent help之類的短語，簡潔但很顯眼。
在稱呼上，首先要確定學(xué)校網(wǎng)站上的聯(lián)系信息上有沒有聯(lián)系人的名字。如果有，強烈建議直接以該聯(lián)系人姓名（比如“Dear Mr. Barbrook”）代替泛泛的“Dear Sir or Madam”。當(dāng)然，如果學(xué)校沒有提供，則最好使用以上提到過的“Dear Sir or Madam”，或者“To Whom It May Concern”。這里還有一個小技巧，一般大學(xué)工作和教職人員都有自己的郵箱，絕大多數(shù)和本人的姓氏有關(guān)，比如以姓氏和名字的部分組成，所以，當(dāng)看到一個email是barbrookr@university.ac.uk，那八成是一個姓Barbrook的人的信箱，而他的initial是字母r。這個方法比較適用于double confirm的目的，也就是說如果你不確定這個信箱是不是正確，可以用這樣的邏輯推斷。對第一次進行email聯(lián)系的朋友不適用，因為有一定的危險性， 搞錯了就笑話了。
接下來是正文部分，還是一定要本著簡練的目的。因為admission辦公室的人一天都要看很多這樣的來信，過于冗長繁瑣讓人本能反應(yīng)就不舒服。而條理清晰、簡潔明了的信會不知不覺讓對方在回答的過程中慢慢的透露出越來越多的信息。
重點是邏輯清晰條理清楚。這點不是很容易就做到。因為一般我們有“情況”才需要聯(lián)系學(xué)校，而往往這種情況讓我們心情焦慮，恨不得一下子把事情全部說清楚。但越這么想越容易把事情越說越糊涂。
在寫email前，應(yīng)該把事情在腦子里理一遍，最好跳出來在旁觀者的角度上看問題。前因后果都要想清楚。為什么會出現(xiàn)問題？它是什么原因造成的？一定要交代一下背景，如果一上來就是問題會讓人摸不著頭腦。但也不要走另外一個極端：很多人在急急忙忙講了一大堆事情后，什么問題都沒問就結(jié)尾了。這樣學(xué)校的負(fù)責(zé)人會不知所措，給出的建議的質(zhì)量也要大打折扣。所以千萬記得，把事情陳述清楚以后，把問題清晰的羅列下來，這樣方便別人一一作答，email 的目的才能達到。
在羅列問題時候，最好也不要一股腦兒什么都搬上去，一下子十幾條問題會嚇倒對方的。最好的策略是，先從最緊要的問題開始，一封email最好不要超過3個問題。問題的歸納要注意條理，不要重復(fù)，記得要具體一點，不要太過泛泛而談。這樣得到的答案才是最有效的。
一般英國的大學(xué)在回復(fù)email方面還是反應(yīng)很快的，而且有調(diào)查標(biāo)明新興的大學(xué)在這方面尤其突出。在收到回復(fù)以后，不管有沒有用最好都回信表示感謝。
另外，如果之前沒有說清楚的可以繼續(xù)深入探討。最好直接點“回復(fù)”鍵回復(fù)，這樣原文會在下面引用，可以讓對方知道你已經(jīng)收到回復(fù)，更重要的是， 由于學(xué)校每天處理大量這樣的信件，把原文引用在下面可以有助于他“回憶”一下你的case。當(dāng)然，如果第一次回復(fù)就達到目的，也不要就這樣不理不問了，時刻記住我們“禮儀之邦”的傳統(tǒng)美德，回復(fù)別人以表感謝是很必須的！
記住在結(jié)尾部分另起幾行寫“with my best regards”。如果遇到逢年過節(jié)或者周末的，不要忘記加上幾句“Happy New Year”或"Have a good weekend"，這樣會讓人覺得心情愉快！
